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本报记者   闫   洁

儿童福利院的档案室什么样？院里孩子们的档案里都记录了什么？什么时候会用到这些档案？……在陕西省渭南市，就有一个被陕西省档案局评定为档案目标管理AAA级认证单位——渭南市儿童福利院。该院以《儿童福利机构业务档案管理办法》为标准，全面细致收集儿童各类档案，高起点建设档案室软硬件，实现了档案管理信息化、数字化和智能化。

实物档案，见证孩子的过往和新生

渭南市儿童福利院档案室里有一间实物展厅，玻璃柜里摆放着衣物、首饰、奶瓶、字条等物品，这些都是院里孩子被发现时随身携带的物品，工作人员表示：“就是一个塑料袋、一片尿不湿，我们都给孩子们仔细收好。”在这些物品中，最吸引人的是一个用五彩绳串起的木质“长命锁”，雕工并不精细的锁身上刻着“长命”二字，这是笑笑（化名）入院时唯一携带的物品。

2019年7月，6个月大的笑笑被警察送到了渭南市儿童福利院。社工办主任许玲回想起当时的情景，仍觉得揪心：“当时笑笑四肢干瘦、肚子却胀得很大，皮肤和眼睛都是黄绿色，右下腹有一道长长的手术疤痕。”送到医院检查后，笑笑被确诊为先天性胆道闭锁并引起肝硬化等并发症，必须尽快做肝脏移植手术。

在陕西省民政厅的大力支持下，笑笑被及时送到上海的医院，很幸运地在当年8月进行了肝移植手术。“2019年7月至2020年10月，笑笑先后14次住院治疗，共花费医药费60余万元。”许玲说，现在笑笑恢复得很好，生活上遵医嘱服药、注意饮食禁忌就好。

包括笑笑的木锁在内，渭南市儿童福利院目前共保存儿童实物档案304件，每件都是一个孩子过往和新生的见证。正如渭南市民政局局长党耀升所说：“没有档案，我们无法找到来时的路，更证明不了自己从哪里来。这些被遗弃的孩子们衣物里，往往载有孩子的重要信息，因此，我们从建院之初就为每个孩子留有专门的实物档案，初衷就是为了帮孩子找家寻根。”

一人一档，留下孩子成长记录

翻开渭南市儿童福利院照片档案第一卷，里面有2001年6月1日当时渭南市社会福利院儿童所的孩子们受邀去爱心企业品尝蛋糕和表演节目的照片，还有2005年8月9日渭南市儿童福利院挂牌以及第一任院长高玉宏致辞的照片……建院以来的近万张照片按照日常管理、儿童业务和社会工作三部分建档，不仅为院里孩子留下成长记忆，也以影像资料的形式记录了儿童福利院的发展历程。

记者了解到，在陕西省民政厅和渭南市民政局的支持下，渭南市儿童福利院根据民政部《儿童福利机构管理办法》和《儿童福利机构业务档案管理办法》，制定了《渭南市儿童福利机构业务档案管理办法实施细则》。遵循“一人一档、动态管理、真实完整、便于应用”的总体原则，渭南市儿童福利院将儿童业务档案分为“入院资料、在院资料和离院资料”，梳理出儿童业务档案归档内容、整理流程和数字化流程，以人为单位进行分类、组卷、排列、编目、编号、装盒、上架。

为了方便档案的收集和整理，渭南市儿童福利院制定了《儿童业务档案材料查缺表》，根据重要程度设置了必备项和可选项。同时，院里还刻制档案专用印章，设计制作了儿童业务档案专用盒、儿童照片档案专用盒以及儿童各类证件专用盒等，做到档案收纳整齐美观、书写工整，并建立了儿童业务档案大数据，在院内各部门之间实行信息共享。

“档案材料收集工作分解到具体科室和人员，例如护理员会按时完成孩子的养育记录，医生完成孩子的医疗康复记录，老师完成孩子的教育记录，并定期上交档案管理员分类整理，分工协作解决了儿童档案立档不全、内容缺失、管理落后的问题。”据渭南市儿童福利院工作人员介绍，院档案室目前共有室存档案8183卷，其中包括儿童业务档案、儿童管理档案、儿童心理档案等。

软硬结合，全智能管理档案室

“你好，小麦，请打开档案智能储存室。”在采访中，档案管理员雷红灵向记者展示了智能控制平台。储存室里是10列100组档案库房智能密集架，可存储儿童档案1.3万册，满足未来20年存储需求。打开一列档案架，两边是标记有序的档案盒，每个档案盒上孩子的照片、入院编号、姓名年龄、入院日期、离院日期和原因等信息一目了然。

2022年11月，在省民政厅、市民政局、市档案局的支持下，渭南市儿童福利院制订了创建AAA档案室及档案信息化工作方案。“院里制定了儿童档案整理和数字化工作流程，与有保密资质的专业公司签订合作意向，按照儿童养育、医疗、康复、特教、护理等7个门类，共同对档案进行整理、补缺、编著、修图、扫描、存档、装盒、排序。其中，按照儿童档案一式三份的管理规定，电子档案、纸质档案、实物档案均已分类规整。”雷红灵说，“我们还安装了档案检索系统，现在工作起来比以往要便捷很多。”

除了软件升级，福利院还投资90余万元，对原档案室进行扩容改造。目前，档案室总面积126.8平方米，分档案查阅室、数字化加工室、智能存储室和实物档案展室，实现了儿童档案管理标准化、信息化、智能化，可有效连接全市档案管理信息平台。同时，福利院还购置气体灭火系统、智能电子监控系统、智能恒温检测系统等设备，实现了全方位的智能管理。

一分耕耘一分收获。2023年5月，渭南市儿童福利院被陕西省档案局评定为档案目标管理AAA级认证单位；同年9月，省民政厅在渭南市儿童福利院召开全省儿童福利机构档案信息化暨精细化养育现场会。2023年10月以来，已有20多家儿童福利机构前来交流学习。省民政厅相关负责人表示，今年将联合省档案局开展全省市级儿童福利机构档案规范化建设成果专项验收工作，点对点指导各院加快推进工作，确保在2024年年底全省各市级儿童福利机构档案规范化、智能化建设工作基本完成，助推陕西儿童福利事业高质量发展。